Hoabinh Group có kinh nghiệm lâu năm chuyên tổ chức các chương trình sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới và lập kế hoạch tài chính cho các sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới hàng năm cho các công ty và tập đoàn lớn. Với vốn hiểu biết về tổ chức sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới và kinh nghiệm chuyên nghiệp. Hoabinh Group sẽ thực hiện các quy trình tổ chức chương trình buổi ra mắt sản phẩm với với giá cả hợp lý, tư vấn kịch bản sát với bản gốc truyền thống sản phẩm.cho quý doanh nghiệp với cách tổ chức một buổi lễ với kinh nghiệm lâu năm chuyên nghiệp

Tổ chức lễ khai trương tòa nhà, tổ chức lễ khai trương nhà máy, tổ chức lễ khai trương công ty, tổ chức lễ khai trương cửa hàng, tổ chức lễ khai trương siêu thị… Tư vấn kịch bản lễ khai trương, đạo diễn và dàn dựng lễ khai trương, cung cấp giải pháp tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp Cho thuê thiết bị tổ chức lễ khai trương ( nhà lều nhà bạt, sân khấu, bàn ghế, thảm trải sàn, bộ dụng cụ cắt băng khai trương, cổng hơi, khí cầu, trụ inox, in ấn, treo banner, cờ phướn, hoa trang trí, cổng bong bóng, …) Cho thuê nhân sự cho lễ khai trương ( người mẫu, lễ tân, PG, nhóm múa , ban nhạc, vũ đoàn, ca sỹ, nhân tượng, quay phim chụp ảnh, lân sư rồng…).

Ngoài ra công ty còn tổ chức các hội nghị hội thảo, thiết kế banner, thiết kế gian hàng triển lãm, tổ chức các sự kiện lớn, cho thuê hệ thống âm thanh hiện đại công suất lớn, cách thiết bị trình chiếu, quay phim…

Một chương trình sự kiện trong lễ khai trương luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:

1. Hình thành chủ đề (theme) cho buổi lễ: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức – địa điểm tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng theo từng vùng miền (client culture), nguồn nhân lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ – dịch vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí, thiết kế (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

2. Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm để tổ chức sự kiênh khai trương trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty sự kiện với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

3. Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho sự kiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần – Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc – Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline.

4. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

5. Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.

6. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

7. Họp rút kinh nghiệm: sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức sự kiện là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm sự kiện ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.